Η επιλογή συνεργάτη επηρεάζει το πώς θα οργανωθεί η υποψηφιότητα, ποιος θα ελέγχει το υλικό και τι θα μείνει ως υποδομή μετά την εκλογή. Μια εταιρεία πολιτικής επικοινωνίας μπορεί να συντονίσει στρατηγική, δημόσια εικόνα, γραφείο Τύπου, ιστοσελίδα και παραγωγή περιεχομένου. Η επιλογή όμως χρειάζεται συγκεκριμένα κριτήρια. Το εντυπωσιακό portfolio ή μια υπόσχεση «προβολής παντού» δεν αρκούν για να δείξουν αν η ομάδα καταλαβαίνει τον θεσμό, τον άνθρωπο και τους περιορισμούς της δουλειάς.
Πρώτα ορίστε τι χρειάζεστε
Καταγράψτε τον θεσμό για τον οποίο εξετάζετε υποψηφιότητα, την ημερομηνία της διαδικασίας, την υπάρχουσα ομάδα και τα διαθέσιμα υλικά. Μπορεί να χρειάζεστε στρατηγική από την αρχή, μόνο τεχνική κατασκευή ιστοσελίδας ή συντονισμό πολλών συνεργατών. Μια σωστή πρόταση διαχωρίζει αυτά τα επίπεδα. Αν δεν έχετε αποφασίσει ακόμη για υποψηφιότητα, μια πρώτη διάγνωση μπορεί να είναι το κατάλληλο περιορισμένο έργο.
Ζητήστε να αποτυπωθεί η αφετηρία: ποιοι λογαριασμοί υπάρχουν, ποιος τους κατέχει, αν το βιογραφικό είναι ενημερωμένο, ποιες δημόσιες θέσεις έχουν τεκμηριωθεί και ποια ζητήματα του φορέα απαιτούν έρευνα. Χωρίς απογραφή, είναι εύκολο να αγοράσετε παραγωγή που δεν λύνει το πραγματικό πρόβλημα.
Ελέγξτε τη μέθοδο, όχι μόνο τα παραδείγματα
Ρωτήστε πώς διεξάγεται η αρχική συνέντευξη, πώς ελέγχονται ισχυρισμοί και ποιος εγκρίνει κάθε δημοσίευση. Μια εταιρεία πρέπει να μπορεί να εξηγήσει τη διαδρομή από την έρευνα στις θέσεις, από τις θέσεις στο περιεχόμενο και από το περιεχόμενο στην αξιολόγηση. Ζητήστε δείγμα παραδοτέου με αφαιρεμένα στοιχεία πελατών: δομή στρατηγικού σημειώματος, πρόγραμμα εργασιών ή τρόπο αναφοράς προόδου.
Η εμπειρία έχει σημασία όταν συνδέεται με το πλαίσιο. Η επικοινωνία υποψήφιου δημάρχου διαφέρει από την εκλογή σε επιμελητήριο. Στη μία περίπτωση χρειάζεται ευρύ πρόγραμμα διοίκησης και συντονισμός συνδυασμού. Στην άλλη χρειάζεται γνώση των επαγγελματικών ζητημάτων και της διαδικασίας συμμετοχής μελών. Ζητήστε από τον συνεργάτη να σας περιγράψει αυτές τις διαφορές πριν σας παρουσιάσει έτοιμο πακέτο.
Τι πρέπει να αναγράφει η προσφορά;
Μια χρήσιμη προσφορά ορίζει διάρκεια, στάδια, παραδοτέα, κύκλους διορθώσεων, υπεύθυνους και τρόπο έγκρισης. Να είναι σαφές αν περιλαμβάνονται φωτογράφιση, κείμενα, ομιλίες, ιστοσελίδα, hosting, διαχείριση social media, σχέσεις με μέσα και τυχόν αγορές προβολής. Οι χρεώσεις παραγωγής και ο προϋπολογισμός τρίτων πρέπει να διακρίνονται. Ρωτήστε τι συμβαίνει αν μετακινηθεί η ημερομηνία εκλογής ή αν αλλάξει το εύρος εργασίας.
Ελέγξτε επίσης την κυριότητα. Το domain, οι λογαριασμοί και τα πρωτογενή αρχεία πρέπει να έχουν ξεκάθαρο ιδιοκτήτη και διαδικασία παράδοσης. Μια καλή συνεργασία δεν αφήνει τον υποψήφιο χωρίς πρόσβαση στον ιστότοπο ή στο υλικό του όταν λήξει η σύμβαση. Ζητήστε κατάλογο των παραδοτέων που θα κρατήσετε.
Πώς αξιολογείτε την πρόοδο;
Συμφωνήστε από την αρχή τι μπορεί να μετρηθεί. Η ολοκλήρωση μιας ιστοσελίδας, η ακρίβεια των θέσεων, η έγκαιρη δημοσίευση, οι ερωτήσεις που απαντήθηκαν και η δυνατότητα της ομάδας να λειτουργεί με συνέπεια είναι ελέγξιμα. Οι προβολές και η επισκεψιμότητα βοηθούν να εντοπιστούν κενά ενημέρωσης, αλλά δεν ισοδυναμούν με ψήφους. Κανένας συνεργάτης δεν μπορεί να εγγυηθεί εκλογικό αποτέλεσμα.
Ζητήστε τακτική συνάντηση με σαφές αρχείο αποφάσεων: τι ολοκληρώθηκε, τι χρειάζεται δική σας έγκριση, ποιο θέμα έχει αβεβαιότητα και τι ακολουθεί. Έτσι μπορείτε να διακρίνετε τη δουλειά που προχωρά από μια ροή εντυπωσιακών, αλλά ασύνδετων, δημοσιεύσεων.
Ερωτήσεις που αξίζει να κάνετε στην πρώτη συνάντηση
- Ποιο μέρος της δουλειάς θα γίνει από τη δική σας ομάδα και ποιο από εξωτερικούς συνεργάτες;
- Πώς ελέγχετε τις πληροφορίες για θέσεις, έργα και βιογραφικό;
- Ποιος έχει την τελική έγκριση πριν από δημόσια τοποθέτηση;
- Τι ακριβώς παραδίδετε σε κάθε φάση και τι δεν περιλαμβάνεται;
- Ποιος κατέχει το domain, τους λογαριασμούς και τα αρχεία;
- Πώς χειρίζεστε λάθος δημοσίευση ή απρόβλεπτη κρίση;
Εξετάστε ένα πραγματικό σενάριο συνεργασίας
Ας υποθέσουμε ότι ανακοινώνετε υποψηφιότητα σε τέσσερις μήνες, έχετε προσωπικό προφίλ στα κοινωνικά δίκτυα αλλά δεν υπάρχει οργανωμένο πρόγραμμα. Μια πρόταση που αρχίζει από «δώδεκα βίντεο τον μήνα» παρακάμπτει το κρίσιμο πρώτο βήμα. Ζητήστε να δείτε πότε θα γίνει η συνέντευξη, ποιος θα ελέγξει το βιογραφικό, πώς θα καταγραφούν οι θέσεις και ποια ημερομηνία θα υπάρχει πλήρης επίσημη σελίδα. Μόνο τότε έχει νόημα να αποφασιστεί ποια μορφή περιεχομένου χρειάζεται και με ποια συχνότητα.
Σε δεύτερο σενάριο υπάρχει ήδη ισχυρή εσωτερική ομάδα, αλλά οι δημοσιεύσεις καθυστερούν επειδή κανείς δεν γνωρίζει ποιος εγκρίνει. Εκεί ίσως δεν χρειάζεται νέα δημιουργική ομάδα. Χρειάζεται διαδικασία, ρόλοι, κοινό αρχείο πηγών και άνθρωπος που θα συντονίζει τις αποφάσεις. Η καλή εταιρεία δεν πουλά απαραίτητα όλα τα διαθέσιμα προϊόντα της. Περιγράφει το πραγματικό κενό και προτείνει αναλογική λύση.
Τι πρέπει να παραλάβετε στο τέλος της συνεργασίας
Ζητήστε κατάλογο με εγκεκριμένα κείμενα, επεξεργάσιμα δημιουργικά, τελικές φωτογραφίες, προσβάσεις, άδειες χρήσης, τεχνική τεκμηρίωση και αρχείο σημαντικών αποφάσεων. Για μια ιστοσελίδα, επιβεβαιώστε πού βρίσκονται τα αντίγραφα ασφαλείας και ποιος ανανεώνει το domain. Για περιεχόμενο που έχει δημοσιευτεί, κρατήστε τις τελικές εκδόσεις μαζί με ημερομηνίες και πηγές. Αυτό επιτρέπει στη μελλοντική ομάδα να συνεχίσει χωρίς να ξαναχτίσει την υποδομή.
Συμφωνήστε επίσης τι θα γίνει με προσωπικά δεδομένα και προσβάσεις μετά τη λήξη. Ποιος τα διατηρεί, ποιος τα διαγράφει όπου απαιτείται και πώς ανακαλούνται δικαιώματα τρίτων; Οι διαδικασίες παράδοσης δεν είναι λεπτομέρεια που εξετάζεται μόνο όταν χαλάσει μια συνεργασία. Είναι μέρος της αρχικής ποιότητας της πρότασης.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζομαι μία εταιρεία για όλα;
Όχι απαραίτητα. Μπορεί να υπάρχει ένας κύριος συντονιστής και ειδικοί συνεργάτες. Σημασία έχει να γνωρίζει κάθε μέρος τις ευθύνες του και να υπάρχει κοινή διαδικασία έγκρισης. Ο κατακερματισμός χωρίς συντονισμό συνήθως δημιουργεί αντικρουόμενα μηνύματα και καθυστερήσεις.
Πότε να υπογράψω συνεργασία;
Αφού κατανοήσετε το εύρος, το χρονοδιάγραμμα, το κόστος και την κυριότητα των παραδοτέων. Μην στηριχθείτε μόνο σε μια προφορική περιγραφή. Μια σύντομη διαγνωστική φάση μπορεί να προηγηθεί της πλήρους συμφωνίας όταν υπάρχουν αρκετά άγνωστα στοιχεία.
Μπορεί η εταιρεία να εγγυηθεί ότι θα εκλεγώ;
Όχι. Μπορεί να δεσμευτεί για διαδικασία, ποιότητα παραδοτέων και υπεύθυνη υποστήριξη. Το εκλογικό αποτέλεσμα εξαρτάται από πολύ περισσότερους παράγοντες. Η υπόσχεση βέβαιης εκλογής δεν αποτελεί σοβαρό κριτήριο επιλογής.
Η πολιτική επικοινωνία χρειάζεται σχέδιο που να εξηγείται και ομάδα που να λογοδοτεί για την εκτέλεσή του. Αν θέλετε να αποτυπώσουμε την αφετηρία της δικής σας υποψηφιότητας, επικοινωνήστε με τη VICTORY.